档案工作常涉及归档、接收、保管、利用等核心术语，不少新手档案员易产生认知偏差，将“归档”简单等同于档案的归集保管。事实上，这一概念具备严谨的专业内涵与明确界定。
从字义解析来看，“归”作动词，本义为归还、返回、汇聚至指定场所，“归来”“完璧归赵”“落叶归根”等词汇，均凸显“集中归集、归至一处”的核心要义；“档”的繁体为“檔”，由“木”与“當”组合而成，“當”字上“尚”下“田”，蕴含遮护收纳之意，搭配“木”字后，“档”作名词使用，专指经分类整理、留存保管的信息载体，天然具备“分类存管、有序收纳”的属性。
结合专业规范，《档案工作基本术语》对归档（filing）作出权威界定：指办理完毕且具备保存价值的文件材料，经系统整理后，移交至档案室或档案馆实施正式保存的完整流程。
一、归档的对象是什么？
归档的核心对象为文件材料，其具体界定依据相关专业规范明确如下：
1. 文件：依据《档案工作基本术语》，指国家机构、社会组织或个人在履行法定职责、处理各类事务过程中形成的各类形式的信息记录载体。
2. 机关文件材料：按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，指机关在开展工作活动中形成的各类门类、多种载体的历史记录资料。
3. 归档文件：根据《归档文件整理规则》，指立档单位在履行职能活动中形成、办理完毕且需作为文书档案保存的文件材料，涵盖纸质文件材料与电子文件材料两大类别。
通俗而言，文件材料的具体形态包括带红头的正式公文、加盖公章的介绍信、报送的统计报表，以及拍摄录制的照片、音视频等各类载体的信息资料。
二、文书档案的收集和归档范围
文书档案的收集工作，可从以下维度开展，后续对照8号令明确的归档范围核查，即可基本实现收集齐全：
1.会议类材料
涵盖党组（党委）会议、行政办公会、工作会议、专题会议等各类会议形成的会议记录与纪要。实际工作中，机关单位可能因工作需要联合召开会议、举办活动，此类场景下，会议及联合行文形成的文件材料原件由主办机关负责归档，其他参与机关留存相应复制件或其他形式副本归档即可。
2.公文类文书
分为发文与收文两大类别。其一，发文指以本单位名义签发的各类文件，需严格遵循《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文类型（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），按照《党政机关公文格式》要求拟制。正式公文的发文代字分为带文号与无文号两种类型，各类发文均需按规定归档。其二，收文指上级机关、同级单位、下级单位发送至本单位处理相关事宜的文件。其中，同级单位收文与对口直接上级机关收文数量相对较多，需结合文件重要程度及关联属性判断归档必要性，遵循“应归尽归、非归不存”的原则处理。
3.事务类文书
除上述两类外，需归档的其他各类事务性材料，具体包括：
(1)计划类：计划、规划、方案、安排等；
(2)报告类：总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等；
(3)规章类：章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等；
(4)简报类：工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等；
(5)会议配套类：会议计划、安排、通知、参会名单、议程、报告、讲话稿、开幕词、闭幕词等；
(6)其他类：人事调动相关的介绍信与函件、各类人员花名册（职工名册、干部名册、党团员及工会会员名册）、采购流程相关的招标书、投标书、中标通知书、合同及验收材料、党建与文明创建等活动材料、月度/季度/年度等各类统计报表，以及邀请信、感谢信、贺信、请柬、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等。
三、何为“办理完毕、保存价值、系统整理”？
文件材料转化为档案需满足三大必备条件，缺一不可：
1. 流程要件：文件需完成全部办理流程，承办过程中的未办结文件不属于档案范畴；
2. 价值要件：文件需对后续工作开展、科学研究等活动具备查考利用价值；
3. 管理要件：文件材料需按既定规律实施集中保存。
文件与档案是同一事物在不同阶段的形态，二者联系紧密且差异显著。联系在于，文件是档案的前身，是档案形成的核心基础；差异则体现为，文件向档案的转化需满足特定条件，文件总量远大于档案总量，档案本质上是文件中具备长期保存价值的精华部分。
四、机关单位文件材料的归属要求
1. 凡纳入机关归档范围的文件材料，须依据相关规定向本机关档案管理部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得私自占有或拒绝归档；
2. 机关需同步归档应归档电子文件的元数据及背景信息；
3. 机关应归档纸质文件材料中，若包含发文稿纸、文件处理单，需与文件正本、定稿一并归档；
4. 机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，原件由主办机关归档，其他参与机关归档相应复制件或其他形式副本；
5. 机关形成的人事、基建、会计及其他专门领域文件材料，其归档范围与保管期限需严格遵循国家相关专项规定执行。
五、不按规定归档的后果
《中华人民共和国档案法》明确规定：应当归档的材料，需按照国家有关规定定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，实行集中管理，任何个人不得拒绝归档或私自占有。《机关档案管理规定》亦重申：任何部门及个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。违反上述规定将承担相应法律责任与工作责任。 |
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