诉讼档案的整理和归档

诉讼档案作为国家重要的专门档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，承载着维护司法公正、保障当事人合法权益、留存司法历史轨迹的重要使命。其整理与归档工作是审判工作不可分割的组成部分，贯穿于案件办理的全流程，直接关系到档案的完整性、安全性和后续利用效率。

诉讼档案整理与归档的基础

（一）核心与依据

诉讼档案整理是指对案件办理过程中形成的各类诉讼文书材料进行收集、甄别、分类、排列、组卷、编目等一系列规范化处理的活动；归档则是指将整理合格的诉讼档案按规定移交档案机构集中保管，并完成相关登记手续的过程。该工作的开展需严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《人民法院档案工作规定》《人民法院诉讼档案管理办法》等法律法规及规范性文件要求，确保每一个环节都合法合规、标准统一。

（二）核心原则

1.集中统一管理原则：各级人民法院的档案机构负责集中统一管理本院的全部诉讼档案，任何部门或个人不得据为己有或拒绝移交归档，确保档案的整体性和管理的规范性。

2.完整安全原则：确保诉讼档案的完整无缺，不遗漏关键文书材料，同时采取有效防护措施，保障档案在整理、归档及保管过程中的安全，防止丢失、损坏、篡改或泄露。

3.规范有序原则：严格按照规定的标准和流程开展整理归档工作，做到分类科学、排列有序、编目清晰，便于后续查找和利用。

4.便于利用原则：在符合保密要求的前提下，通过科学的整理方式和检索工具编制，提升档案利用的便捷性，满足审判监督、司法调研、当事人查询等多方面需求。

（三）适用范围

诉讼档案整理与归档覆盖人民法院办理的各类案件，包括刑事、民事、经济、行政等不同类别案件，涵盖一审、二审、再审、执行等各个审级和程序。无论是纸质文书材料，还是庭审录音录像、电子文书、光盘等其他载体的档案材料，均属于整理与归档的范围。此外，因法院撤销、分立、合并等原因接管的诉讼档案，也需纳入相应的整理归档体系。

诉讼档案整理的前期准备

（一）责任主体明确

诉讼档案整理与归档工作实行岗位责任制，明确各主体职责：承办书记员负责案件办理全过程中诉讼文书材料的收集、整理和立卷工作，是整理归档的直接责任主体；承办审判员和庭长负责检查卷宗质量，对材料的完整性、规范性进行审核，并监督承办书记员按期完成归档；档案机构负责监督和指导各审判业务部门的整理立卷工作，承担后续档案的接收、验收和保管职责。

（二）材料收集的启动与范围界定

材料收集工作应从案件收案后即刻启动，由承办书记员同步开展。收集范围需覆盖案件从收案到结案的全流程，包括但不限于：案件移送书、收案笔录、起诉书及附件、答辩状、各类强制措施文书、调查笔录、证据材料、庭审相关文书、裁判文书、送达回证、上诉材料、再审材料、执行文书以及庭审录音录像、电子卷宗等。

（三）材料收集的核心要求

1.全面性：逐一核查案件办理各环节形成的文书材料，确保无遗漏，若发现法律文书不完备的，应及时补齐或补救。

2.真实性：收集的材料必须是案件办理过程中真实形成的原始文书，严禁伪造、篡改。

3.相关性：剔除与本案无关的材料，如内容相同的重份申诉材料、没有参考价值的信封和转办单、一般的法律文书草稿、法规条例复制件等。

4.规范性：入卷的诉讼文书材料一般只保存一份，本院的判决书、裁定书、调解书可保留三份备用；文书材料需使用标准十六开办公纸，用毛笔或钢笔书写、签发，确保字迹清晰、不易褪色。

诉讼档案整理的核心环节

（一）分类

分类是诉讼档案整理的基础环节，核心标准为“按年度、审级、一案一号”，同时结合案件类别进行细分。首先，按案件性质分为刑事、民事、经济、行政等大类；其次，在每一大类下，按案件审理年度划分；再次，按审级区分；最后，遵循“一案一号”原则，每个案件从收案到结案所形成的全部文书材料均使用收案时编定的案号，确保同一案件的材料集中归集。对于手续简单的执行案件，其文书材料可与原审案卷合并立卷；需长期执行的案件，应使用原审级收案号单独立执行卷，归档后与原审案卷合并保管；受委托代执行案件形成的简易材料，应移送原审法院保管。

（二）分卷

为兼顾保密要求与利用便捷性，诉讼文书材料应分别立为正卷和副卷。正卷主要收录可供对外查阅的材料，包括起诉书、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书、送达回证等对案件审理过程和结果具有直接证明作用且无保密要求的文书；副卷则收录不宜对外公开的材料，如合议庭评议笔录、审判委员会讨论记录、承办人审理报告、上级法院的批示、内部函件等涉及审判秘密的材料。分卷过程中需严格界定两类材料的范围，确保保密信息不泄露，同时保证正卷材料能完整反映案件的审理流程和核心事实。

（三）排列

1.刑事一审案件正卷排列顺序：卷宗封面→卷内目录→案件移送书→起诉书正本及附件→送达起诉书笔录→聘请、指定、委托辩护人材料→自行逮捕决定、逮捕证及对家属通知书→搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单→取保候审、保外就医决定及保证书→退回补充侦察函及补充侦察材料→撤诉书→调查笔录或调查取证材料→赃、证物签定结论→审问笔录→被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料→延长审限的决定、报告及批复→开庭前的通知、传票、提押票→开庭公告底稿→开庭审判笔录→判决书、裁定书正本→宣判笔录→判决书、裁定书送达回证→司法建议书→提押票→抗诉书→上诉案件移送书存根→上级人民法院退卷函→上级人民法院判决书、裁定书→执行通知书存根和回执→赃物、证物移送清单及处理手续材料→备考表→证物袋→卷底。若为死刑、死缓案件，需在判决书、裁定书送达回证之后，司法建议书之前，补充排列死刑、死缓的复核报告及上诉移送函、最高人民法院或高级人民法院判决书、裁定书或批复、退卷函、执行死刑命令、暂停执行死刑的报告及批复、死刑执行前验明正身笔录、执行死刑笔录等专项材料。

2.民事一审案件正卷排列顺序：卷宗封面→卷内目录→起诉书或口诉笔录→立案通知书→缴纳诉讼费或免费手续→应诉通知书回执→答辩状及附件→原、被告诉讼代理人、法定代表人委托授权书、鉴定委托书及法定代表人身份证明→原、被告举证材料→询问、调查取证材料→调解笔录及调解材料→开庭通知、传票及开庭公告底稿→开庭审判笔录→判决书、调解书、裁定书正本→宣判笔录→判决书、调解书、裁定书送达回证→上诉案件移送函存根→上级法院退卷函→上级法院判决书、调解书、裁定书正本→证物处理手续→执行手续材料→备考表→证物袋→卷底。

3.二审案件正卷排列顺序：以刑事二审为例，基本顺序为卷宗封面→卷内目录→上诉案件移送书→原审法院判决书、裁定书→上诉书→答辩状→聘请、指定、委托辩护人材料→调查笔录→撤诉书→审问笔录→公诉人、辩护人出庭通知书→开庭公告底稿→传票、提押票→开庭审判笔录→公诉词、辩护词、陈述词→庭审后的补充调查材料→司法鉴定材料→延长审限材料→判决书、裁定书正本→宣判笔录、委托宣判函→判决书、裁定书送达回证→退卷函→执行通知书存根和回执→备考表→证物袋→卷底。民事、行政二审案件的排列逻辑与刑事二审一致，仅需根据案件类型调整具体文书名称，如行政案件需纳入行政起诉状、行政答辩状等材料。

（四）组卷

组卷是将排列完毕的文书材料整理成卷的过程，核心要求是牢固、整齐、便于翻阅。首先，对卷内材料进行整理，去除金属钉、回形针等易锈蚀物品，对破损的文书材料进行修补，对超出标准尺寸的材料进行折叠，确保所有材料大小与卷宗封面一致。其次，编写页码，页码应编写在卷内材料的右上角，使用阿拉伯数字连续编号，不得跳号、重号，页码清晰、牢固。再次，填写卷内目录，目录内容应包括序号、文书材料名称、页号、备注等，准确反映卷内材料的名称和位置，便于快速检索。最后，装订成册，采用线装或符合档案管理要求的装订方式，确保装订牢固，不压字、不损页。对于不宜附卷保存的物证，应另行存放，并与案卷相互标注有关档案信息；能附卷保存的物证，应装订入卷或装入卷底证物袋中，并作相应文字说明。

（五）编目

1.卷宗封面填写：清晰填写案件名称、案号、审理法院、审理年度、审级、当事人姓名或名称、卷宗类别、保管期限、装订人、审核人等信息，确保要素完整、准确无误。

2.备考表填写：备考表应注明卷内材料的总数、页数，是否有缺损、修改、补充等情况，以及立卷人、检查人、立卷日期等信息，为后续档案检查和管理提供依据。

3.检索工具编制：根据档案管理的实际需要，编制科学的检索工具。使用信息系统管理档案的，应编制案卷级和卷内文件级目录索引；未使用信息系统管理的，应编制案号、案由和当事人名称索引，提升档案查找效率。

诉讼档案的归档验收与移交

（一）归档时限要求

各级人民法院审判业务部门应当在案件办理完毕后三个月内，将全案诉讼文书材料、电子文件、庭审录音录像等移交归档。因特殊情况需要延期归档的，需经批准，且最迟不得超过六个月，确保档案及时归档，避免长期滞留业务部门导致丢失或损坏。

（二）归档验收标准

档案机构在接收档案前，需按照《人民法院诉讼文书材料立卷规范》的要求逐卷进行检查验收，验收重点包括：卷内材料是否完整、真实、相关；分类、分卷、排列是否符合规定；装订是否牢固、规范；卷宗封面、卷内目录、备考表等要素是否填写完整准确；电子档案与纸质档案是否一致，相关载体是否符合保存要求。对不符合立卷规范要求的，档案机构应退回审判业务部门重新整理，直至符合标准后再行接收。

（三）移交手续办理

审判业务部门向档案机构移交档案时，应编写归档清册一式二份，详细列明移交档案的案号、案由、当事人、卷数、页数、保管期限等信息。移交双方需共同核对归档清册与实际移交档案，核对无误后，在归档清册上签字盖章，一份由审判业务部门留存，一份由档案机构归档备查。档案机构接收档案后，应在卷宗封面右上角加盖“归档”章，完成正式归档手续。

（四）特殊案件的并卷与标注

同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。并卷要求具体为：再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷，向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。卷宗合并时，需在卷宗封面、卷宗登记簿和检索卡片上注明移出、移入的相关案号，确保档案脉络清晰可追溯。未实行并卷保管的，应当相互注明参见号，便于关联查找。