一、清点核对前的前期准备工作
档案清点核对并非简单的“数数量”，而是建立在规范准备基础上的系统性工作，前期准备是否充分直接影响核对效率和准确性。首先，需明确移交接收双方的责任主体，通常由移交方（档案形成部门或原管理单位）和接收方（档案管理部门）指定专人组成核对小组，明确组长、记录员、复核员等角色，避免责任不清导致的遗漏或纠纷。其次，移交方需提前完成档案的预处理工作：按照档案管理规范对需移交的档案进行分类、组卷、编号，确保每一卷/件档案都有清晰的标识（如案卷号、件号、题名、形成日期等）；同时整理出完整的《档案移交清册》，清册中需包含档案的类别、案卷/件数、起止日期、保管期限、密级、载体类型（纸质、电子、声像等）、备注等核心信息，且清册需加盖移交单位公章并由负责人签字确认。接收方则需提前准备核对所需的工具和环境，包括档案整理台、计数器、放大镜、扫描仪（用于核对电子档案或纸质档案扫描件）、档案盒、标签、密封条、核对记录表等；同时根据移交方提供的《档案移交清册》提前熟悉档案的基本情况，明确各类档案的接收标准（如保管期限划分、文件材料完整性要求、装订规范等），避免核对时出现标准不统一的问题。此外，双方需提前沟通确定核对的时间、地点和流程，确保核对工作不受外界干扰，尤其是涉及涉密档案时，需选择符合保密要求的场所，并对参与人员进行保密教育。
二、分类清点：按载体与类别逐一统计数量
清点工作的核心是“账实相符”，需按照档案载体类型和内容类别分类进行，避免混杂乱数导致的统计错误。首先区分档案载体，常见的档案载体包括纸质档案、电子档案、声像档案（照片、录音、录像）、实物档案（印章、奖牌、证书等），不同载体的清点方式不同。对于纸质档案，需以“卷”或“件”为单位进行清点，移交方与接收方共同逐柜、逐架、逐盒核对，先核对档案盒数量是否与《档案移交清册》一致，再逐一打开档案盒，核对盒内文件的卷数/件数、编号是否连续，有无缺号、重号情况。例如，某单位移交的文书档案以“件”为单位整理，清册中记载2023年度文书档案共150件，核对时需按件号顺序从1号到150号逐一清点，确认每一件都存在，且件号无跳号、重复。对于电子档案，需先核对存储介质（U盘、移动硬盘、光盘等）的数量与清册一致，再通过专用设备读取存储介质，检查电子档案的文件夹结构、文件名称、文件格式是否符合接收标准，通过文件属性核对文件数量、大小、创建时间等信息，确保与清册中的电子档案清单完全匹配；同时需随机抽查部分电子文件的可读性，打开文件确认内容无损坏、无乱码。对于声像档案，照片档案需核对照片数量、底片数量（若有），检查照片册的页码是否连续，照片说明是否完整；录音、录像档案需核对磁带、光盘等载体的数量，通过播放设备抽查部分档案的音质、画质，确保内容清晰可辨。实物档案则需逐一清点实物数量，检查实物的完整性、完好程度，核对实物的名称、形成日期、相关说明是否与清册一致。分类清点过程中，需由记录员实时记录每一类档案的实际清点数量，与《档案移交清册》中的数量进行对比，若出现数量不符，需立即暂停清点，标注差异部分，待后续详细核对。
三、细节核对：确保档案内容完整、规范
数量核对无误后，需进入细节核对环节，这是保障档案质量的关键，核心是检查档案的完整性、准确性、规范性是否符合接收要求。首先核对档案的完整性，即检查每一卷/件档案所包含的文件材料是否齐全，有无缺失、遗漏关键页次或附件。例如，一份合同档案应包含合同正本、副本、附件、签约审批表、履行情况说明等相关材料，核对时需逐一检查这些材料是否齐全，合同正文的页码是否连续，有无缺页、撕毁、涂改痕迹。对于会议纪要档案，需确认会议通知、会议议程、参会人员签到表、会议记录、纪要定稿等材料是否完整。其次核对档案的准确性，包括档案的题名、形成单位、形成日期、保管期限、密级等著录信息是否准确无误，与档案内容一致。例如，档案题名标注为“XX公司2023年年度工作总结”，需打开档案确认文件内容确实是该公司2023年的工作总结，而非其他年份或其他单位的文件；保管期限标注为“永久”的档案，需确认其是否符合永久保管的归档范围，避免保管期限划分错误。对于涉密档案，需重点核对密级标注是否准确，是否有相应的保密标识，涉密文件的数量、范围是否与清册中的密级说明一致。再次核对档案的规范性，检查档案的整理、装订是否符合档案管理标准。纸质档案的装订需整齐牢固，无散页、倒页情况，文件材料的排列顺序是否合理（通常按时间顺序、逻辑顺序排列），档案盒的填写是否规范，盒内是否有备考表，备考表中是否注明档案的整理人、检查人、整理日期及需要说明的问题。电子档案需核对文件命名是否规范（如遵循“年度-类别-编号-题名。格式”的命名规则），文件格式是否为标准格式（如文档类为PDF格式，图片类为JPEG格式），是否添加了必要的元数据（如文件题名、形成单位、关键词等），是否进行了病毒查杀，确保电子档案的安全性和通用性。细节核对过程中，需采用“交叉核对”的方式，即移交方与接收方各指定1名核对人员，对同一卷/件档案分别进行检查，再交换复核，避免单人核对导致的疏忽。对于核对中发现的问题，如文件缺失、著录错误、装订不规范等，需详细记录问题描述、涉及档案的编号、数量等信息，及时与移交方沟通确认。
四、问题处理：规范解决核对中的差异与瑕疵
在清点核对过程中，难免会出现数量不符、内容缺失、规范不符等问题，需建立规范的问题处理机制，确保所有问题都得到妥善解决，不遗留隐患。首先，对于数量差异问题，需先排查是否存在统计错误或查找遗漏。例如，纸质档案数量不符时，需重新逐盒、逐件清点，检查是否有档案盒放错位置、文件漏记或重记的情况；电子档案数量不符时，需检查存储介质是否有隐藏文件、文件夹是否误删，或清册是否存在录入错误。若重新清点后仍存在数量差异，需由移交方出具书面说明，详细说明差异原因（如部分档案未整理完成、遗失等），双方协商解决方案，如移交方补充缺失档案后再办理移交手续，或明确缺失档案的处理责任后，对现有档案进行移交。其次，对于内容缺失、不完整的问题，移交方需在规定时间内补充完善缺失的文件材料；若确实无法补充，需在《档案移交清册》的备注栏中注明，并出具书面说明，经接收方确认后存档。例如，某份项目档案缺失竣工验收报告，移交方需尽力查找补充，若查找无果，需注明“竣工验收报告缺失，原因系档案整理时遗漏”，并由双方签字确认。对于著录错误、装订不规范等问题，移交方需现场或在规定时间内进行整改，如修正档案题名、调整文件排列顺序、重新装订等，整改完成后由接收方再次核对确认。对于涉密档案、珍贵档案等特殊档案出现的问题，需严格按照保密规定、档案保护要求处理，必要时邀请专业人员参与评估，确保档案的安全和完整。所有问题处理完成后，需由记录员将问题描述、处理措施、处理结果详细记录在《档案清点核对记录表》中，作为移交接收的重要依据。
五、确认归档：完善移交接收手续
所有清点核对工作完成，确认档案数量准确、内容完整、规范合格后，需办理正式的移交接收手续，明确档案的管理责任转移。首先，双方共同签署《档案移交清册》，清册需一式两份，移交方和接收方各执一份，作为档案移交的法律凭证。《档案移交清册》中需明确移交档案的类别、数量、载体类型、保管期限、密级、移交日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、监交人（若有）等信息，所有签字需本人亲笔签署，单位需加盖公章。其次，填写《档案清点核对记录表》，记录表中需包含清点核对的时间、地点、参与人员、核对过程、发现的问题及处理结果、最终确认的档案数量等信息，由双方核对人员、负责人签字确认，作为档案接收质量的证明材料。对于电子档案，需办理存储介质的交接手续，移交方需将电子档案的存储介质及相关说明（如密码、文件夹结构说明等）一并移交，接收方签收后需妥善保管存储介质，做好备份工作。对于涉密档案，需额外填写《涉密档案移交接收登记表》，明确保密责任的转移，移交方需对涉密档案的保密情况进行说明，接收方需承诺严格按照保密规定管理档案。最后，接收方将移交的档案按本单位的档案管理规范进行分类、编号、入库保管，更新档案管理系统中的相关信息，确保档案能够被快速检索和利用。移交方则需将《档案移交清册》及相关说明材料归档留存，作为本单位档案移交的历史记录。
六、清点核对的注意事项
全程双人操作：档案清点核对的关键环节（如数量统计、细节检查、签字确认）需由移交方和接收方双人共同参与，避免单人操作导致的失误或责任不清。
做好安全防护：对于纸质档案，需避免在潮湿、灰尘多、阳光直射的环境中核对，防止档案受潮、受损；对于电子档案，需使用专用设备读取，做好病毒查杀，避免存储介质感染病毒或文件损坏；对于涉密档案，需严格遵守保密规定，禁止无关人员接触，核对后及时密封保存。
注重痕迹管理：所有核对过程、问题处理、手续办理都需有书面记录，确保每一步工作都可追溯，避免后续出现纠纷。
灵活应对特殊情况：若移交档案数量庞大、种类复杂，可分批次进行清点核对，每批次核对完成后及时签署确认文件；若遇到档案整理不规范、问题较多的情况，可与移交方协商延长核对时间，确保核对质量。
加强沟通协作：移交方与接收方需保持良好的沟通，遇到问题及时协商解决，避免推诿扯皮，确保移交接收工作顺利推进。 |
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